(一)毕业生档案去向
1.考研（博）升学的应届毕业生
被高校录取为全日制研究生的，该生档案依据录取高校录取通知上有关档案转递要求转递至录取高校。
被高校录取为非全日制研究生的，该生档案依据录取高校对档案的转递要求确定档案去向。录取高校同意接收档案，则依据录取高校调档函或录取通知上有关档案转递信息，邮寄至录取高校。录取高校不同意接收档案，则开具回生源地报到证转回生源地。
2.已就业的应届毕业生
（1）其用人单位为具有人事档案管理权限的国家企事业单位，该生档案依据就业协议或用人单位开具的调档函转至用人单位。
（2）用人单位为无人事档案保管权限的外资、私企，可由用人单位委托人才服务机构进行人事代理或自主选择人才服务机构（工作所在地或户籍所在地的人才）办理人事代理，该生档案依据相关人才机构开具的调档函转至相应的人才服务机构 。签订了长沙市非公单位就业协议的外地籍毕业生档案，也可选择进湖南省人力资源服务中心。
3.未就业的应届毕业生
毕业生根据自身实际情况，选择以下方式管理自己的档案：
回生源所在地。
学生开具回生源地报到证，该生档案依据学生意愿转至生源地相应的档案保管机构。
湖南生源毕业生，档案转至毕业生所属地的市级教育局毕业生就业办公室或市县级（区）人社局人才服务机构保管（其中岳阳市、益阳市、衡阳市、郴州市、娄底市教育局就业办不接收档案，上述地市毕业生需与当地市县人力资源服务中心联系）。凡档案转递至人才服务机构的，请务必落实好是否需要开据档案接收函，并将调档函交学院毕业生档案负责人。
外省生源毕业生，档案转至毕业生所属省（市）教育厅或省（市）人力资源与社会保障厅指定的毕业生就业工作服务部门或人才服务机构保管。毕业生须提早自行联系好档案接收单位，并办好相关手续。
进湖南省中心托管。
湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案、户口托管。毕业生签省中心托管协议（该协议到学校招生就业处统一领取），其档案将依据省中心给出的名单由学校招生就业处统一送至省就业中心。
进湖南省人力资源服务中心。
接收生源地为长沙城区的应届毕业生档案和签订了长沙市非公单位就业协议的外地籍毕业生档案。因受疫情影响，省人力资源服务中心本年度不开展进校园办理业务的活动，长沙城区毕业生须携带毕业证、身份证、户籍卡，签订了长沙市非公单位就业协议的外地籍毕业生凭就业协议书等原件及复印件去该中心现场办理调档函。若委托他人办理，还须提供委托书、代办人身份证原件及复印件。校档案馆根据学生办好的调档函及省人力资源服务中心提供的名单统一送递至该中心。
省人力资源服务中心业务办理地址为长沙市雨花区湘府中路168号湖南人才市场办公楼二楼大厅人事档案与户籍管理服务窗口，办理时需扫码或添加微信号HNRC96560注册成功并由省人才、高校就业处及毕业生本人共同确认后方可接收。
（4）暂由学校保管。由于毕业后政审、调档存在诸多不便以及学校保管等方面的困难，毕业生档案原则上不留校保管。确因特殊情况需由学校暂管的，须毕业生本人提出申请，填写《应届毕业生档案留校申请表》，经所在学院同意，档案室审定同意后，档案方可留校暂为保管。保管期限为两年，毕业生在两年内办理好档案调出手续（档案调出手续见下）。否则，转递至生源地有关服务机构。
(二)毕业生档案转递信息
1.毕业档案转递信息表填写说明
（1）毕业生依据自身情况，准确填写档案转递相关信息：
接收单位：不小于市级通讯地址，特别是外省；考上本校研究生的，请落实到具体的学院，如“betway必威西汉姆联官网教育学院研招办”；
档案接收单位地址：请具体明：省、市（州）、县（区）、路、门牌号；
收档部门（人）：根据调档函或档案接受单位要求填写，如没有作要求，可填“档案负责人”或干脆不填，但收档人的电话一定要准确；
联系电话：座机请加区号。
邮政编码：落实到区县
备 注：档案进“省中心”、“省人力”及档案自提、留校等情况须在该栏内注明。
（2）各学院分管毕业生档案的负责人组织毕业生认真填写好《毕业生档案转递信息表》，并及时做好信息整理与审核工作，经学生确认无误后，给档案馆提交纸质稿、电子稿各一份，纸质要求有领导签字加盖学院公章。
2.注意事项
调档函上对档案邮寄有要求的需认真阅读按要求做好，主要有下述要求：
（1）研究生录取调档函有要求应届毕业生开具调档保证函或档案缓调证明的，请毕业生自己按要求打印好（科大学生档案群有参考格式），本人签字，学院盖章，档案室盖章后由毕业生自己邮寄到相应高校。
（2）调档函上说明可由毕业生自带档案的，可由毕业生填写“档案自提申请表”并作出承诺，经学院同意盖章，档案室同意盖章后，毕业生本人持本人身份证原件和复印件、“档案自提申请表”以及调档函来学生档案室签字方可领取本人档案。
（3）部分人才市场（中心）调档函上有“姓名”和“编号”或“调档函号”，请在“2020届毕业生档案转递信息表”“备注”一栏中填好。
（4）调档函上要求通过机要转递的，请跟开出调档函的相应单位联系，告知对方本人是大学应届毕业生，根据教育部、人社厅和国家邮政总局统一发文规定，大学应届毕业生通过“EMS高校毕业生档案专用”邮寄，不走机要转递。极个别极其机密的单位必须通过机要转递的请用人单位派专人与校办取得联系。
(三)留校档案调出手续
毕业生本人凭身份证（身份证复印件）、毕业证复件件、档案接收单位调档函或报到证来学校学生档案室登记签字调出，委托他人办理的需另增加一份委托人亲笔授权的委托书。
办理调档请提前致电0731-58291567咨询；
学生档案室地点：档案馆二楼203室。
